记录管理

什么是档案管理?

记录管理是组织信息方式的另一个名称, 无论是纸质的还是电子的. 记录管理的目的是控制创建, 版本控制, 分布, 申请, 保留, 记录的储存和处理.

大学有一个档案管理和保留政策:

档案管理及保留政策- IGP-03 (PDF, 23kb)

什么是记录?

诸如:

  • 纸质文件
  • 电子邮件
  • 录音带
  • 闭路电视录像
  • 视频
  • 原始数据
  • 电子文件
  • 数据库
  • 照片
  • 缩微平片

如果它们记录了商业决策的细节——换句话说,它们都是记录吗 为行政、法律、财务和历史的目的记录决策过程.

非纪录的例子有:

  • 官方记录副本
  • 参考文档
  • 与个人事务有关的文件

为什么需要档案管理?

大学的记录是公司的资产. 它们是行政管理的重要来源, 证据和历史信息, 并对大学目前和未来的运作至关重要. 记录提供了大学的企业记忆的一部分,并让人们认识和理解其历史和程序.

另外, 该大学预计将遵守几条最近的信息立法, 如 2018年数据保护法案,通用数据保护法规(GDPR) 和 2000年信息自由法案. 为了正确地做到这一点,我们需要有高效和有效的记录管理功能.

任何改善亦会带来组织效益,例如:

  • 更好地利用物理和服务器空间
  • 更好地利用员工的时间
  • 加强对有价值信息资源的控制
  • 遵守法律和标准
  • 降低成本

谁负责档案管理?

所有创建、接收和使用档案的大学工作人员都有档案管理的责任. 照看大学的档案是日常工作的一部分, 如果处理得当,将有助于员工的工作.

的 特殊的集合 廷德尔大道的艺术与社会科学图书馆收藏了大学学院和AG体育官网的藏书, 有长期研究价值的大学档案在哪里保存和提供.

档案管理包括什么?

1. 找出你在办公室/部门的记录.
调查一下你办公室管辖的所有储藏区域,还有所有的橱柜和桌子.
查看你的服务器,找出哪些文件保存在你的电脑上,哪些文件被刻录到cd上,或者保存在缩微胶片上.

2. 申请记录保留时间表.
这里列出了大学保持的记录类别, 并建议这些记录应该保存多久. 对记录保留时间表进行定期(可能是每年)审查将有助于确保一致和及时的处理.

大学有自己的记录保留时间表:

记录保留时间表- IGP-04 (PDF, 604kB)

3. 管理您的存储,确保员工可以访问记录.

外部物理存储或文档扫描

如果您有记录占用了您想用于其他目的的空间, 或者如果你在可用的空间中存储记录有困难, 考虑使用另一种存储方法. 大学的打印服务团队可以扫描你的记录,并将它们以电子格式返还给你存储(你可以了解更多关于这项服务的信息 在这里). 您也可以将您的记录存放在校外或由大学的外部合同供应商扫描, 恢复. 关于恢复服务的进一步详细信息, 以及使用它们的过程, 大华银行员工是否可以使用 在这里.

内部物理存储空间

  • 确保文件系统易于使用和维护.
  • 保持存储空间整洁.
  • 确保储存区域能防风雨,防止洪水、火灾和虫害.
  • 考虑文件的安全需求. 它们应该只对某些人开放吗? 他们需要被锁起来吗?

电子存储空间

  • 确保您的共享驱动器组织良好.
  • 避免使用无意义的文件标题,如“约翰的文件”或“杂项/一般”.
  • 确保您将记录保存在您的团队可以在您请病假时访问的地方, 休假或不在办公室时,将它们存储在共享驱动器上.
  • 将保留和处置计划应用于您的纸质记录的方法相同.
  • 确保你的电子记录有备份-将它们存储在共享驱动器上.

4. 确定历史记录.
记录保留时间 是否会识别出某些具有历史价值且需要保存的记录类型. 具有历史价值的其他记录类型可能是:

  • 教职员委员会的记录簿
  • 学校委员会的会议记录
  • 注册的学生
  • 财务记录

特殊的集合

任何可能的历史记录一旦不再对企业有用,就不应予以销毁. 而不是, 联系艺术和社会科学图书馆特殊馆藏x17715或special-collections@repocarfinder.com . 进一步的细节 特殊的集合, 昨天的未来的项目 旨在确保有关网页上的资讯能更有条理地输入大学档案, 包括档案传输程序. 

电子邮件

  • 目前,英国没有任何法律要求保留电子邮件本身, 虽然某些类型的资料不论以电子或硬拷贝形式保存,都有法定保留期.
  • 电子邮件的记录方式和纸质文档是一样的. 一个电子邮件, 无论是以电子形式或硬拷贝形式存储, 是否应该保留适当的时间,考虑到邮件的主题和其中包含的信息.
  • 电子邮件收件箱不应该因为其中包含的大量电子邮件而变得无法工作.
  • 永远记住,一封从收件箱中删除的邮件是可以找回来的.

信息资产登记

香港中文大学拥有全面的资讯资产登记册(IAR), 详细描述它所持有的所有信息资产. 如欲查询更多详情,及浏览国际评估报告,请 请参阅此页.